Na de oplevering van een gebouw begint de kritieke fase van ingebruikname. Deze fase is kritiek omdat met name tijdens de ingebruikname het imago van een gebouw wordt bepaald. Behoudt van een goed imago is doorslaggevend voor het succes van nieuwe huisvesting. Het is voor de beeldvorming van belang om de dagelijkse gebruikers van het gebouw al vroeg te betrekken bij het ontwikkeltraject, de uitvoering en de ingebruikname. Hierdoor neemt het draagvlak voor het nieuwe “huis” toe.

De tijdelijke benoeming van een kwartiermaker biedt daarbij meerwaarde. De kwartiermaker heeft idealiter het ontwerp- en uitvoeringsproces meegemaakt en heeft in het operationele gebouw een (facilitaire) functie. De kwartiermaker is na oplevering en tijdens de inhuizing/ingebruikname fysiek aanwezig om de dagelijkse gebruikers ad-hoc te voorzien van raad en daad. Dit resulteert in een versnelde acceptatie van de nieuwe huisvesting door de gebruikers én bezoekers.

Onze ervaring leert dat de naleving van het afwerken van de gebreken die bij de oplevering zijn geconstateerd te wensen overlaat. De bouw is gereed, de bouwers zijn al bij hun volgende werk en het risico bestaat dat hun prioriteit niet meer bij uw gebouw ligt. De dagelijkse gebruikers kunnen grote irritaties ervaren als opleverpunten en/of punten in de onderhoudsperiode niet tijdig worden opgelost. Dit kan tot imagoschade leiden en afname van betrokkenheid bij de gebruikers en bezoekers. Goede sturing op de naleving van afspraken ná oplevering is van groot belang. Daarom maken wij heldere afspraken vòòr oplevering. Ook hier een kwartiermaker een rol van betekenis spelen. Ten aanzien van het aanleveren van de revisiebescheiden zijn in de besteksfase diverse zaken vastgelegd. Dit aanleveren heeft meestal niet de hoogste prioriteit bij de bouwers. De kwartiermaker bewaakt het proces van aanleveren en legt een gebouwdossier aan. Een goed gebouwdossier is gedurende de levensloop van een gebouw een belangrijk instrument om op terug te vallen.

Tijdens de ingebruikname kunnen dagelijkse gebruikers, ondanks alle zorgvuldige voorbereidingen, toch aanvullende wensen hebben omdat het een of ander niet aan de verwachtingen voldoet. De kwartiermaker biedt ook hier bij uitstek uitkomst.

Een kwartiermaker dient grotendeels vrijgesteld te worden van zijn/haar dagelijkse taken in verband met de intensiteit van de tijdelijke, bijkomende taken. Desgewenst kan MPC aan de rol van kwartiermaker invulling geven. Bij voorkeur doen wij dat in het verlengde van onze taak als adviseur in het kader van het Nieuwe Bouwprojectmanagement.